Hablaremos hoy de la LOPD y os explicaremos los 4 pasos básicos para adaptar tu empresa a la Ley de Protección de datos de carácter personal.
Todos sabemos que esta ley controvertida es de obligado cumplimiento, es cierto, pero no por ello vamos a dejar de ver los benefícios que esta aporta a las empresas.
Antes de entrar en materia vamos a destacar los beneficios más importantes que comporta la LOPD:
_ Mejora la gestión de la información y del conocimiento de tu empresa.
_ Mejora la imagen corporativa
_ Genera confianza en tus clientes, proveedores, administradores… todas las entidades con las cuales trabajas.
_ Mejora la seguridad ya que está estrechamente ligada a la seguridad de los datos, sistemas de copias online, cifrado de dichas copias, cifrado de emails…
Todas las empresas y/o profesionales conservan en su trabajo diario datos de carácter personal ya sean de empleados como las nóminas, o datos de clientes y proveedores.
Paso 1:
Análisis y diagnóstico de la seguridad de tu empresa: En primer lugar es primordial efectuar un análisis de situación para conocer los tipos de datos que tu empresa gestiona. Esta información es fundamental ya que en función al resultado de la misma, se tendrán que adaptar unas medidas de protección u otras y cumplir más o menos obligaciones.
Paso 2:
Alta y Registro de ficheros: acabada la fase anterior de seguridad i análisis de la seguridad, se clasifican los ficheros en función de su contenido y finalidad, éstos deberán ser dados de alta en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos.
Paso 3:
Elaboración de la normativa de seguridad de tu empresa: Inscritos los ficheros y en función del nivel de seguridad de los mismos, hay que redactar toda la normativa de seguridad de la empresa
_El documento de seguridad
_Los documentos de encargo de tratamientos
_Cláusulas legales, confidencialidad … es decir, elaborar la normativa en la que se rige el sistema de seguridad de los datos de tu empresa.
Paso 4:
Actualización y auditoría: Completados los 4 pasos anteriores, es preciso mantener tu empresa actualizada e informar a tu asesor en la materia de cuanta modificación se produzca, ya que puede ser necesario modificar la inscripción de los ficheros o inscribir otros nuevos, modificar el documento de seguridad… Es la garantía de que toda nuestra normativa de seguridad se cumpla con éxito.
En el caso de tener datos de nivel de seguridad medio o alto, es preciso hacer una auditoría de seguridad cada 2 años, que puede ser interna en el caso del nivel de seguridad medio o externa en el caso de nivel de seguridad alto.
