TRELLO para mejorar la productividad de tu empresa

22.06.2015
TRELLO para mejorar la productividad de tu empresa

Mejorar la productividad sin esfuerzo

Muchas empresas tienen problemas con la productividad o bien con la gestión de esta. La mayoría de estas empresas suelen ser PYMES y Microempresas que les cuestan implantar flujos de trabajo que sean eficaces y que les permitan reducir el tiempo de ejecución.

Existe una creencia entre la pequeña y mediana empresa, que las herramientas para crear un buen flujo de trabajo son muy caras y difíciles de implantar en modelos de negocio pequeños. 

Nada más lejos de la realidad y es por eso que hoy os queremos hablar de TRELLO, una herramienta realmente sencilla, con una versión gratuita y que nos puede ayudar a organizar las tareas del día a día y gestionar nuestros proyectos.

¿Que es TRELLO?

Trello es una sencilla aplicación multiplataforma para gestionar y mejorar el flujo de trabajo basada en la filosofía Kanban. Esta filosofía es el legado de los Japoneses a la productividad y que nace de la marca automovilística TOYOTA para mejorar los procesos de producción.

KANBAN es una palabra Japonesa que significa panel o lienzo y lo que trata es de dividir por fases todo proceso productivo de cualquier empresa.


¿Cómo nos comeríamos a un elefante? ¡Por partes!

El método Kanban fue ideado por David J. Anderson y adapta la filosofía Japonesa al Desarrollo de Software, siendo Microsoft la primera empresa en aplicar esta metodología de gestión y que luego la aplicarían miles de empresas en todo el mundo.


¿Cómo hacer un KANBAN?

Cogemos una hoja en blanco, hacemos tres columnas y en la primera escribimos: “Por Hacer”, en la segunda: “Haciendo” y en la tercera: “Hecho” tal y como vemos en este mockup.

Filosofía Kanban y Trello 

Si el jefe de producción coge esta hoja y la cuelga en la pared de la oficina, los trabajadores puedan ver como están las tareas y quien las tiene que ejecutar, de manera que a medida que un operario va acabando o está haciendo las tareas, coge su post-it y la desplaza a la columna pertinente. Así de fácil.

Priorizar las tareas y ver en todo momento en que flujo de trabajo se encuentran, es esencial para una buena gestión de la producción y esta filosofía nos muestra muy rápidamente, de forma gráfica y sencilla en que estado se encuentra cada uno de nuestras tareas y proyectos.

Trello es la sofisticación de esta idea sin perder su esencia

La idea elemental de Trello es la misma, pero con la sofisticación que nos permite ahora la tecnología. En esta captura vemos el Kanban anterior configurado en nuestro tablero de TRELLO:

 Mejora la producción en Trello


Los puntos fuertes de TRELLO que te van a encandilar

1. Es multiplataforma:

Como la aplicación es vía web no tenemos problemas entre las diferentes plataformas informáticas.

2. Multi dispositivo:

Podremos instalarnos la versión APP para nuestro smartphone o tableta con toda la información de nuestros tableros.

3. Tableros:

Podemos crear infinidad de tableros para nuestra empresa, departamento o proyectos. Y dentro de este podremos añadir las listas que queramos:

“Por hacer”

,

“Haciendo”

,

“Hecho”

,

“A dia de hoy”

,

“En cola de espera”

… Aunque es recomendable simplificar al máximo, no tenemos límite para crear nuestras columnas de tareas.

4. Compartir tableros:

Trello funciona como una pequeña red social en cuanto a compartir información se refiere. Podemos crear tableros que puedan implementar tareas diversos departamentos de empresas, o con clientes, de manera que estos puedan aportar documentación o estar informados del estado del proyecto.

5. Gestión de tarjetas:

las tarjetas son las tareas que iremos añadiendo o moviendo en función del estado de esta. Podremos añadir miembros, subir imágenes y archivos para que el resto del equipo pueda ver el proyecto o los documentos de la tarea, podemos crear etiquetas de colores que nos servirán para distinguir el tipo de trabajo que es. También podremos añadir comentarios y listas de subtareas dentro de estas involucrando al personal de la empresa.

6. Notificaciones:

Cada paso hecho, modificación, comentario etc, por parte de algún miembro involucrado del equipo, Trello crea una notificación visible en la parte superior derecha  y en la tarjeta de tarea Alertas en Trello. Si tenemos la APP en nuestro Smartphone se nos notificará vía mensaje

PUSH

(tipo notificación de whatsapp).

7. Búsqueda de tareas:

a través de keywords (palabras clave) podremos buscar las tareas que queramos en el estado que se encuentren, incluso las que estén archivadas.

8. Búsqueda de usuarios:

podemos buscar usuarios que no estén en nuestra organización y que deseemos hacer miembros de un proyecto o tarea.

9. Privacidad:

como usuarios podemos tener diferentes organizaciones, añadir los miembros y editar la privacidad de estas, de manera que con nuestra cuenta también podemos tener nuestros tableros personales.

10. Calendario de tareas:

para las tareas programadas en una fecha en concreto, dispondremos de un calendario por día, semana y mes en el cual podremos añadir tarjetas de forma fácil a los días que queramos y exportarlos a

Google Calendar

.


Conclusión

Fácil, rápido, versátil, una gran experiencia de usabilidad y gratuito (aunque tiene una versión premium).

Trello es una herramienta que facilita el trabajo colaborativo, la comunicación en la empresa y nos permite ahorrar mucho tiempo en la gestión del día a día de nuestras tareas y nuestros proyectos.


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