Moltes empreses tenen problemes amb la productivitat o bé amb la gestió d'aquesta. La majoria d'aquestes empreses solen ser PIMES i Microempreses que els costen implantar fluxos de treball que siguin eficaços i que els permetin reduir el temps d'execució.
Existeix una creença entre la petita i mitja empresa, que les eines per crear un bon flux de treball són molt cares i difícils d'implantar en models de negoci petits.
Gens més lluny de la realitat i és per això que avui us volem parlar de TRELLO, una eina realment senzilla, amb una versió gratuïta i que ens pot ajudar a organitzar les tasques del dia a dia i gestionar els nostres projectes.
Trello és una senzilla aplicació multiplataforma per gestionar i millorar el flux de treball basada en la filosofia Kanban. Aquesta filosofia és el llegat dels Japonesos a la productivitat i que neix de la marca automobilística TOYOTA per millorar els processos de producció.
KANBAN és una paraula Japonesa que significa panell o llenç i el que tracta és de dividir per fases tot procés productiu de qualsevol empresa.
El mètode Kanban va ser ideat per David J. Anderson i adapta la filosofia Japonesa al Desenvolupament de Programari sent Microsoft la primera empresa a aplicar aquesta metodologia de gestió i que després l'aplicarien milers d'empreses a tot el món.
Agafem una fulla en blanc, fem tres columnes i en la primera escrivim: “Per Fer”, en la segona: “Fent” i en la tercera: “Fet” tal com veiem en aquest mockup.
Si el cap de producció agafa aquesta fulla i la penja en la paret de l'oficina, els treballadors puguin veure com estan les tasques i qui les ha d'executar, de manera que a mesura que un operari va acabant o està fent les tasques, agafa la seu post-it i el desplaça a la columna pertinent. Així de fàcil.
Prioritzar les tasques i veure a tot moment en què flux de treball es troben, és essencial per a una bona gestió de la producció i aquesta filosofia ens mostra molt ràpidament, de forma gràfica i senzilla en quin estat es troba cadascun de les nostres tasques i projectes.
La idea elemental de Trello és la mateixa, però amb la sofisticació que ens permet ara la tecnologia. En aquesta captura veiem el Kanban anterior configurat en el nostre tauler de TRELLO:
1. És multiplataforma:
Com l'aplicació és via web no tenim problemes entre les diferents plataformes informàtiques.
2. Multi dispositiu:
Podrem instal·lar-nos la versió APP pel nostre smartphone o tuleta amb tota la informació dels nostres taulers.
3. Taulers:
Podem crear infinitat de taulers per a la nostra empresa, departament o projectes. I dins d'aquest podrem afegir les llistes que vulguem: “Per fer”, “Fent”, “Fet”, “A dia d'avui”, “En cua d'espera”… Encara que és recomanable simplificar al màxim, no tenim límit per crear les nostres columnes de tasques.
4. Compartir taulers:
Trello funciona com una petita xarxa social quant a compartir informació es refereix. Podem crear taulers que puguin implementar tasques diversos departaments d'empreses, o amb clients, de manera que aquests puguin aportar documentació o estar informats de l'estat del projecte.
5. Gestió de targetes:
les targetes són les tasques que anirem afegint o movent en funció de l'estat d'aquesta. Podrem afegir membres, pujar imatges i arxius perquè la resta de l'equip pugui veure el projecte o els documents de la tasca, podem crear etiquetes de colors que ens serviran per distingir el tipus de treball que és. També podrem afegir comentaris i llistes de sub-tasques dins d'aquestes involucrant al personal de l'empresa.
6. Notificacions:
Cada pas fet, modificació, comentari etc, per part d'algun membre involucrat de l'equip, Trello crea una notificació visible en la part superior dretai a la tarja de la tasca
. Si tenim la
APP
en el nostre Smartphone se'ns notificarà via missatgePUSH
(tipus notificació de whatsapp).
7. Cerca de tasques:
a través de keywords (paraules clau) podrem buscar les tasques que vulguem en l'estat que es trobin, fins i tot les que estiguin arxivades.
8. Cerca d'usuaris:
podem buscar usuaris que no estiguin en la nostra organització i que desitgem fer membres d'un projecte o tasca.
9. Privadesa:
com a usuaris podem tenir diferents organitzacions, afegir els membres i editar la privadesa d'aquestes, de manera que amb el nostre compte també podem tenir els nostres taulers personals.
10. Calendari de tasques:
per a les tasques programades en una data en concret, disposarem d'un calendari per dia, setmana i mes en el qual podrem afegir targetes de forma fàcil als dies que vulguem i exportar-los aGoogle Calendar
.
Fàcil, ràpid, versàtil, una gran experiència de usabilidad i gratuït (encara que té una versió premium).
Trello és una eina que facilita el treball col·laboratiu, la comunicació en l'empresa i ens permet estalviar molt temps en la gestió del dia a dia de les nostres tasques i els nostres projectes.
