Muchas empresas tienen problemas con la productividad o bien con la gestión de esta. La mayoría de estas empresas suelen ser PYMES y Microempresas que les cuestan implantar flujos de trabajo que sean eficaces y que les permitan reducir el tiempo de ejecución.
Existe una creencia entre la pequeña y mediana empresa, que las herramientas para crear un buen flujo de trabajo son muy caras y difíciles de implantar en modelos de negocio pequeños.
Nada más lejos de la realidad y es por eso que hoy os queremos hablar de TRELLO, una herramienta realmente sencilla, con una versión gratuita y que nos puede ayudar a organizar las tareas del día a día y gestionar nuestros proyectos.
Trello es una sencilla aplicación multiplataforma para gestionar y mejorar el flujo de trabajo basada en la filosofía Kanban. Esta filosofía es el legado de los Japoneses a la productividad y que nace de la marca automovilística TOYOTA para mejorar los procesos de producción.
KANBAN es una palabra Japonesa que significa panel o lienzo y lo que trata es de dividir por fases todo proceso productivo de cualquier empresa.
El método Kanban fue ideado por David J. Anderson y adapta la filosofía Japonesa al Desarrollo de Software, siendo Microsoft la primera empresa en aplicar esta metodología de gestión y que luego la aplicarían miles de empresas en todo el mundo.
Cogemos una hoja en blanco, hacemos tres columnas y en la primera escribimos: “Por Hacer”, en la segunda: “Haciendo” y en la tercera: “Hecho” tal y como vemos en este mockup.
Si el jefe de producción coge esta hoja y la cuelga en la pared de la oficina, los trabajadores puedan ver como están las tareas y quien las tiene que ejecutar, de manera que a medida que un operario va acabando o está haciendo las tareas, coge su post-it y la desplaza a la columna pertinente. Así de fácil.
Priorizar las tareas y ver en todo momento en que flujo de trabajo se encuentran, es esencial para una buena gestión de la producción y esta filosofía nos muestra muy rápidamente, de forma gráfica y sencilla en que estado se encuentra cada uno de nuestras tareas y proyectos.
La idea elemental de Trello es la misma, pero con la sofisticación que nos permite ahora la tecnología. En esta captura vemos el Kanban anterior configurado en nuestro tablero de TRELLO:
1. Es multiplataforma:
Como la aplicación es vía web no tenemos problemas entre las diferentes plataformas informáticas.
2. Multi dispositivo:
Podremos instalarnos la versión APP para nuestro smartphone o tableta con toda la información de nuestros tableros.
3. Tableros:
Podemos crear infinidad de tableros para nuestra empresa, departamento o proyectos. Y dentro de este podremos añadir las listas que queramos:“Por hacer”
,“Haciendo”
,“Hecho”
,“A dia de hoy”
,“En cola de espera”
… Aunque es recomendable simplificar al máximo, no tenemos límite para crear nuestras columnas de tareas.
4. Compartir tableros:
Trello funciona como una pequeña red social en cuanto a compartir información se refiere. Podemos crear tableros que puedan implementar tareas diversos departamentos de empresas, o con clientes, de manera que estos puedan aportar documentación o estar informados del estado del proyecto.
5. Gestión de tarjetas:
las tarjetas son las tareas que iremos añadiendo o moviendo en función del estado de esta. Podremos añadir miembros, subir imágenes y archivos para que el resto del equipo pueda ver el proyecto o los documentos de la tarea, podemos crear etiquetas de colores que nos servirán para distinguir el tipo de trabajo que es. También podremos añadir comentarios y listas de subtareas dentro de estas involucrando al personal de la empresa.
6. Notificaciones:
Cada paso hecho, modificación, comentario etc, por parte de algún miembro involucrado del equipo, Trello crea una notificación visible en la parte superior derecha y en la tarjeta de tarea . Si tenemos la APP en nuestro Smartphone se nos notificará vía mensajePUSH
(tipo notificación de whatsapp).
7. Búsqueda de tareas:
a través de keywords (palabras clave) podremos buscar las tareas que queramos en el estado que se encuentren, incluso las que estén archivadas.
8. Búsqueda de usuarios:
podemos buscar usuarios que no estén en nuestra organización y que deseemos hacer miembros de un proyecto o tarea.
9. Privacidad:
como usuarios podemos tener diferentes organizaciones, añadir los miembros y editar la privacidad de estas, de manera que con nuestra cuenta también podemos tener nuestros tableros personales.
10. Calendario de tareas:
para las tareas programadas en una fecha en concreto, dispondremos de un calendario por día, semana y mes en el cual podremos añadir tarjetas de forma fácil a los días que queramos y exportarlos aGoogle Calendar
.
Fácil, rápido, versátil, una gran experiencia de usabilidad y gratuito (aunque tiene una versión premium).
Trello es una herramienta que facilita el trabajo colaborativo, la comunicación en la empresa y nos permite ahorrar mucho tiempo en la gestión del día a día de nuestras tareas y nuestros proyectos.